طبیعتاً هر قراردادی در راستای رفع نیازی از نیازهای هریک از طرفین منعقد می شود و طرفین برای برطرف کردن نیاز خود باید آنرا به دیگران اعلام و ابراز نمایند.این اعلام و ابراز نیاز ، زمینه مذاکره را فراهم می سازد.پس در انعقاد هر قرار دادی نحوه مذاکره با طرف مقابل، اساسی ترین قسمت شروع انعقاد قرارداد می باشد. اگر مذاکره کننده خوبی نباشید و با اصول مذاکره در قرارداد آشنا نباشید قطعاً پس از امضاء قرارداد متوجه خواهید شد که امتیازاتی به طرف مقابل داده اید که قبلاً به هیچ عنوان حاضر نبودید این امتیازات را به طرف مقابل بدهید.پس برای اینکه اولین قدم موفقیت در قرارداد را شما بردارید حتماً با اصول مذاکرات در قراردادها آشنا شوید تا اصولی مذاکره کنید و بدانید که : شما به قراردادی که شایسته آن هستید نمی رسید بلکه به قراردادی می رسید که برایش مذاکره کرده اید.در این قسمت به برخی از اصلی ترین اصول مذاکره در قراردادها اشاره می شود.
اصلی ترین اصول مذاکره در قراردادها عبارتند از:
1- قبل از مذاکره، نیازها و نقطه ضعف ها و امکانات و شرایط بالقوه خود و طرف مقابل تان را بشناسید و هدف از انعقاد قراردادی که در مورد آن مذاکره می کنید را بدانید.
2- قبل از آنکه در خصوص قراردادی وارد مذاکره شوید حتماً در خصوص موضوع قرارداد اطلاعات حداقلی کسب نموده و با اصطلاحات تخصصی آن موضوع آشنا باشید.برای این کار از مشاوران متخصص کسب اطلاع نموده و یا شخصاً از منابع اطلاعاتی سریع مثل اینترنت استفاده نمائید. هرگز بدون اطلاعات وارد مذاکره نشوید.
3- اگر قرار است برای جلسه مذاکره تیمی همراه داشته باشید حتماً قبل از جلسه، هدف و راه های رسیدن به هدف و حدود اختیارات اعضاء و خطوط قرمز مذاکرات را مشخص نمائید .
4- اگر قرار است شخصی غیر از خود شما مثل ؛ وکیل یا مدیر یا کارشناس حقوقی شرکت، قرارداد را تنظیم نماید حتماً آن شخص در تمام جلسات مذاکره حضور داشته باشد. در غیر این صورت قطعاً قرارداد به موفقیت مطلوب نخواهد رسید.
5- در تمام طول مدت مذاکرات آراستگی ظاهری ، آداب معاشرت و گوش دادن فعال به سخنان طرف مقابل و ارتباط با حرکات بدن را فراموش نکرده و وقت شناسی در شروع جلسه و مدیریت مدت زمان مذاکره را سرلوحه خود قرار دهید.
6- در زمانی که خسته یا تحت فشار روحی ، روانی و جسمی هستید مذاکره نکرده و یا اگر در حال انجام مذاکره هستید جلسه را برای فرصتی دیگر تمدید نمائید.
7- در جلسات مذاکره به جای اینکه بیشتر صحبت کنید بیشتر پرسش کنید و از منافع طرف مقابل کسب اطلاع کرده و حول منافع خود صحبت کنید تا ابعاد مهم موضوع برای تنظیم یک قرارداد موفق روشن شود.
8- در مذاکرات بیشتر از آن که به مواضع خود پافشاری کنید برروی منافع خود متمرکز شوید.
9- سعی کنید در مذاکرات قراردادی منعطف بوده و برای موضوعاتی که برای شما مهم هستند حداقل گزینه پیشنهادی دوم یا بیشتر داشته باشید و البته اگر پیشنهاد دوم را ارائه می کنید سعی کنید با این پیشنهاد ، امتیازی از طرف مقابل بگیرید.
10- در مذاکرات قراردادی همه چیز را به نفع خود نخواهید و به پایان خوش قرارداد بیاندیشید چرا که طرف ناراضی سعی خواهد کرد در طول مدت قرارداد به هر نحوی برای جبران آنچه به نظرش بی عدالتی است اقدام کند و این اقدام بر منافع کوتاه مدت و دراز مدت شما سایه خواهد افکند.
11- میز مذاکره ، میز مرافعه ، منازعه و محاکمه نیست و لذا به جای رو در رو شدن با اشخاص طرف مذاکره با مسائل رو در رو شوید و در مذاکرات طولانی و حساس با مذاکره کنندگان طرف مقابل صبور و مهربان باشید ولی خودمانی نشوید.
12- هیچگاه مذاکره برای تصمیم گیری در خصوص موضوعات مهم را به لحظه های آخر زمان تعیین شده خود واگذار نکنید چه اینکه قطعاً در این لحظه قادر به اتخاذ تصمیم منطقی نخواهید بود و چه بسا طرف مقابل عمداً شما را به این نقطه رسانده باشد تا با ایجاد فشار روانی غیر مستقیم ناشی از اتمام وقت و عدم حصول نتیجه نتوانید تصمیم منطقی بگیرید.
13- اگر در مذاکرات قراردادی به هر دلیلی همه چیز را به طرف مقابل نمی گوئید حداقل دروغ هم نگوئید. دروغ منافع حاصل از قرارداد را به قهقرا خواهد کشاند.
14- از مطرح کردن تدریجی تقاضاها، خسته کردن جسمی و روانی طرف مقابل ، دروغگویی، اتلاف وقت ، معلق کردن غیر ضروری توافق، بی احترامی و تندخویی به طرف مقابل، بی اعتنایی آشکار و عمدی به طرف مقابل، مبادله مکرر یادداشت، پیش شرط گذاشتن برای مذاکره و تداوم آن، تهدید، درخواست های غیر متعارف وطرح شوخی هایی که باعث سبک شدن محیط مذاکره می شود حتماً و جداً پرهیز نمائید.